Téc. JULIA LUZ AYALA JAUREGUI

Secretaria

FUNCIONES ESPECÍFICAS:

• Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir los documentos que ingresan o se generen en la Dirección.
• Tomar dictado, redactar según las indicaciones del Director de la UGEL, digitar la correspondencia, preparar la documentación para el despacho y firma de la Dirección.
• Organizar y mantener actualizado el archivo de acuerdo a las normas vigentes, cuidando y estableciendo la seguridad, conservación y confidencialidad.
• Realizar el seguimiento y control de la documentación que se encuentran en trámite e informar al público usuario sobre su situación.
• Solicitar los pedidos de materiales logísticos y/o útiles de oficina para la Dirección, los recepciona, distribuye y cuida de su seguridad y control.
• Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del mobiliario, equipo y acervo documentario.
• Mantener actualizado el inventario de bienes muebles y archivos y velar por la seguridad, conservación y mantenimiento de los mismos.
• Gestionar la producción e impresión de los documentos que sean requeridos por el despacho.
• Atender y efectuar llamadas telefónicas, remitir y recepcionar documentos vía correos electrónicos, Courier y otros medios en cumplimiento de las actividades administrativas, así mismo recepcionar a las personas que solicitan audiencia.
• Organizar la agenda de actividades del Director de la UGEL, concertar citas y reuniones previstas en la agenda.
• Organizar y mantener la ambientación de la oficina a su cargo.
• Elaborar el consolidado de producción estadística de los documentos ingresados al despacho.
• Digitar los documentos, formatos, cuadros que deriva el Director(a) de la UGEL.
• Orientar al personal y a los usuarios en cumplimiento de sus acciones administrativas.
• Realizar la entrega de cargo de los bienes, enseres y acervo documentario, al jefe inmediato superior o al que éste designe; ante el término del vínculo laboral, por desplazamiento, por uso físico de vacaciones, licencia o suspensión que excedan de los treinta (30) días.
• Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Director de la UGEL.